Administrative Assistant

Official Internal Job Title:

Status:

Job Description:

Relevant du VP – Actuariat et produits, Assurance des entreprises, vous veillerez à anticiper ses besoins en offrant un soutien administratif proactif. Vous aurez à assurer un soutien technique dans l’exécution des tâches administratives en mettant à profit votre sens de la collaboration, de la débrouillardise et de votre sens de l’initiative. En tant que membre du comité de gestion, vous participerez à la gestion des différents événements en s’assurant de leur bon fonctionnement.

Vous vous réaliserez dans les fonctions suivantes :

• Apporter un support direct à votre supérieur immédiat:
  • Tenir à jour l’agenda et prise en charge de certains courriels.
  • Effectuer les réservations auprès des transporteurs et des établissements hôteliers.
  • Préparer les notes de frais, les bons de commande, les paiements de factures à des fournisseurs
  • Préparer les lettres, les notes de service, les rapports, les présentations et tout autre document et assurer la correction ou traduction de documents, lorsque requis.
• Assurer un soutien technique et administratif à la préparation et l’exécution des réunions de la vice-présidence et des comités de gestion de la vice-présidence :
  • Planifier le calendrier des réunions des comités de gestion, proposer l’ordre du jour, assister aux réunions des comités de gestion et dresser les comptes rendus.
  • Assurer une coordination des sujets à aborder lors des réunions auprès des participants ainsi que coordonner la production des différents rapports pour les différents comités.
• Jouer un rôle proactif dans l’animation de la dynamique de la vice-présidence en contribuant aux initiatives de mobilisation, de reconnaissance et de culture organisationnelle.
• Coordonner la réception des invitations des différents comités auxquels le vice-président participe à l’interne et à l’externe pour s’assurer de sa disponibilité (comité d’industrie, conseils d’administration, congrès, conférences, etc.).
• Participer à la préparation du budget en effectuant les recherches nécessaires afin de permettre à son supérieur d’assurer le contrôle de dépenses.
• Manipuler des documents et des dossiers à caractères confidentiels, de la correspondance avec les autorités telles que l’AMF dont il faut effectuer des dépôts trimestriels et autres.
• Apporter un soutien administratif aux directeurs principaux de la vice-présidence.
• Assurer le soutien logistique et administratif aux différents événements corporatifs initiés par le comité de gestion (rencontres de gestionnaires, rencontres d’employés, rencontres de planification quadrimestrielles, etc.)

Vos talents et qualifications :

• Diplôme d’études collégiales en techniques bureautique ou en secrétariat.
• Minimum de 7 ans d’expérience pertinente comme adjoint(e) de direction
• Maîtrise avancée des outils de la suite MS Office (Word, Powerpoint)
• Démontrer de la facilité dans la rédaction de textes
• Maîtrise avancée de la langue française et anglaise, tant à l’oral qu’à l’écrit, en raison de la nature des tâches, des outils de travail ou d’interactions avec des collègues, partenaires, clients ou fournisseurs anglophones, ou afin de répondre aux objectifs de croissance de l’entreprise

#LI-Hybrid

#LI-JD1

#S1

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